Beheerst werken aan onze Bedoeling
Bij Zayaz willen we kunnen doen waar een woningcorporatie voor bedoeld is. Daarbij zoeken we zelf proactief naar wat beter kan, in plaats van te wachten tot anderen ons hierop aanspreken. In 2021 is deze kanteling in denken en doen verder vormgegeven. De meerwaarde van onze control-medewerkers schuift daarmee op naar een meer ondersteunende en monitorende rol in plaats van een uitsluitend controlerende functie.
Leren en ruimte maximaal benutten
Wij doen de juiste dingen en komen gemaakte afspraken na – dat is onze instelling. Dit leidt tot vertrouwen bij toezichthouders Aw, WSW, accountant en de RvC; zij gaven ons in 2021 allemaal de ruimte om te werken vanuit De Bedoeling.
Vanuit control zien we dat het lerend vermogen van Zayaz op een goed niveau is. In 2021 zijn diverse verbetertrajecten in gang gezet, waar veel energie in zit. De motivatie is groot om dingen die (nog) niet (helemaal) goed gaan, te verbeteren. We zien hierin ook resultaat, bijvoorbeeld de verbetering van het onderhoudsproces.
Management Control Framework (MCF) en het Kwaliteit- Control- en Auditplan (KCA)
In ons MCF hebben wij uitgewerkt hoe wij op een gecontroleerde manier willen werken vanuit De Bedoeling. De laatste evaluatie bevestigde dat de opzet van het MCF goed is, maar op onderdelen als te abstract kan worden ervaren. In 2021 is een begin gemaakt met het digitaliseren van het MCF om deze toegankelijker te maken voor medewerkers; hier gaan we in 2022 mee verder.
Nagenoeg alle geplande activiteiten uit het KCA-plan zijn in 2021 uitgevoerd en worden uiterlijk in het eerste kwartaal van 2022 afgerond. In 2021 boekten we de volgende resultaten:
Verbetering van het onderhoudsproces: vanuit control is een actieve bijdrage geleverd aan het project Onderhoud op Orde. Dit leidde onder meer tot het uitbrengen van een zogeheten ‘in control statement’: een instrument waarmee collega's aan kunnen geven in hoeverre verbeteringen succesvol zijn.
Actualisering van de procuratie- en bevoegdhedenregeling: nadat de werking van de huidige regeling is onderzocht, is deze aangepast en geactualiseerd. Medewerkers hebben hiermee de benodigde ruimte en bevoegdheden om hun werk goed te kunnen doen.
Review verkopen: de kwaliteit van de interne beheersing van de verkopen van bestaand bezit in 2021 is integraal beoordeeld.
Review intermediaire verhuur: de opzet en werking van het proces rondom de verhuur van ons zorgvastgoed aan instellingen (intermediairs) is beoordeeld.
AVG Risico register: in het bestaande risicoregister is de Mate van Zorg tussentijds opnieuw gewogen en geactualiseerd.
Audit verhuur: de voorbereiding van een onderzoek naar de praktische doeltreffendheid van ons huurbeleid is gestart. We kijken naar het beleid in het algemeen, en naar de juistheid van de toegepaste huurprijzen in het bijzonder. Dit onderzoek wordt naar verwachting in het eerste kwartaal van 2022 afgerond.
Frauderisico: de frauderisico’s worden bij Zayaz gevolgd als onderdeel van ons risicomanagementproces. Zayaz is zich bewust van de frauderisico’s en ze worden getoetst in de werkprocessen samen met de betrokkenen. Het Besluitvormend Overleg is daarbij in 2021 meegenomen in de voortgang. In 2021 hebben zich geen fraudegevallen voorgedaan. Begin 2022 ronden we ook een herijking af van het memo Frauderisicoanalyse Stichting Zayaz.
Doelen 2022
Bij Zayaz werken we in vakgroepen en opgaveteams, en collega’s krijgen veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om het goede te kunnen doen voor huurders. Soft controls vormen een manier om die ruimte te waarborgen. Soft controls gaan over houding en gedrag: hoe werken we samen? En hoe maken we zaken bespreekbaar in die samenwerking? Er is een nulmeting uitgevoerd op deze soft controls, die een eerste beeld geeft van de effectiviteit ervan en wat er nog geregeld moet worden. Hier gaan we in 2022 stapsgewijs mee aan de slag.
Belangrijkste doel is om de organisatie actief te blijven opzoeken en het gesprek te voeren over het benutten van kansen om te kunnen werken volgens De Bedoeling. In 2022 houden we de inrichting van verantwoordelijkheden en rollen tegen het licht. Hierbij richten we ons specifiek op het verder vormgeven van het (risico-)eigenaarschap in de eerste lijn. En op het inzetten en opvolgen van acties gericht op het minimaliseren van risico’s.
Wat betreft de verdere uitrol van risicomanagement 2.0 is er een herijking geweest van onze ambitie. We willen van “Basis op orde” naar “Proactief”. Er is een routekaart opgesteld, met daarin 3 stappen die we gaan zetten om op dit ambitieniveau uit te komen.
Samen met een collega woningcorporatie zetten we in 2022 een systematiek op van collegiaal auditeren. Doel is om van elkaar te leren en om kennis, informatie en personele capaciteit te delen.