Kwaliteit en onafhankelijkheid van het toezicht

De raad houdt toezicht op het bestuurlijk functioneren (in het bijzonder op de realisatie van strategische doelstellingen), de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties, en op de (financiële) continuïteit en risicobeheersing. De raad onderschrijft de Governancecode en integriteitsprincipes van Zayaz en leeft deze actief na. Deze vormen een ankerpunt voor de kwaliteit van bestuur én toezicht.

Governance-arrangement

Zayaz herijkte in het verslagjaar haar governance-arrangement (zie hierboven). Daarmee voldoet het arrangement weer aan alle actuele wet- en regelgeving. Onderdeel van de herijking was ook de toets op de naleving ervan. Zayaz voldoet aan de wettelijke vereisten en aan de werkwijzen en afspraken zoals omschreven in de herijkte reglementen.

Het arrangement vormt een belangrijke kapstok voor het toezicht.

Visie op bestuur en toezicht

Basisdocument voor het toezicht is de ‘visie op bestuur en toezicht’. Hierin staat niet alleen het toezichts- en toetsingskader omschreven, maar ook de wijze waarop de raad invulling wil geven aan het toezicht en het samenspel met het bestuur en aan de rollen en de waarden die daarbij horen.

De raad hecht eraan dat de visie op toezicht doorleefd is. Gelet op de vernieuwde samenstelling van de raad is daarom in april tijdens een separate bijeenkomst (follow-up zelfevaluatie 2020) aandacht besteed aan de achtergrond en oorsprong van de huidige visie op bestuur en toezicht. Afgesproken is om de visie op bestuur en toezicht met elkaar te actualiseren, zodra alle nieuwe commissarissen aan boord zijn (begin 2022), om daarmee de gezamenlijkheid in het toezicht te borgen.

Het toezichtskader, dat in de visie op bestuur en toezicht nader is uitgewerkt, bestaat uit een extern kader (wet- en regelgeving) en een intern kader (reglementen, statuten, teamkader en beoordelings- ofwel toetsingskader). Hart van het toetsingskader is het ondernemingsplan en het daaruit voortvloeiende jaarplan (met begroting). Zoals reeds beschreven was de raad in het verslagjaar nauw betrokken bij de totstandkoming van een nieuw ondernemingsplan.

In de visie op bestuur en toezicht is een tabel opgenomen met daarin alle besluiten/documenten die de raad moet vaststellen dan wel goedkeuren. Deze sluit aan op de actuele wetgeving en het governance-arrangement van Zayaz.

Het governance-arrangement en in het bijzonder de visie op bestuur en toezicht vormen een belangrijk instrument om de kwaliteit van het toezicht te borgen. Daarnaast worden andere instrumenten hiervoor ingezet.

Bestuurlijke informatievoorziening

De kwaliteit van het toezicht binnen Zayaz hangt deels af van de kwaliteit en de tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening. Dit is primair de verantwoordelijkheid van het bestuur. Het bestuur doet hiertoe waar nodig tussentijdse (doorgaans schriftelijke) mededelingen, naast de formele verantwoording via de periodieke managementrapportages.

Daarnaast vindt met regelmaat informeel contact plaats tussen commissarissen en bestuurder en tussen voorzitter en bestuurder. Er is sprake van een open en transparante werkrelatie tussen bestuur en raad in lijn met de visie op bestuur en toezicht. Met ‘het goede gesprek’ als uitgangspunt.

Voorbereiding besluitvorming commissies

De raad heeft uit zijn midden 4 commissies samengesteld. Daarmee wordt alle besluitvorming inhoudelijk goed voorbereid, invulling gegeven aan de klankbordrol richting het bestuur en de verbinding gemaakt met de werkorganisatie.

De werkgeversrol wordt ingevuld door de Remuneratie- en governancecommissie. Andere commissies zijn: Auditcommissie, Vastgoedcommissie en Commissie Maatschappelijk presteren (bekijk hier meer informatie over o.a. de verslaglegging van de diverse commissies). Tijdens de zelfevaluatie is het functioneren van de commissies standaard onderwerp van gesprek.

Vanwege de personele wisselingen en verschuivingen in de raad is in oktober de samenstelling van de commissies gewijzigd. Bekijk hier de tabel voor de (wijzigingen in) samenstelling.

Zelfevaluatie

In april vond onder externe begeleiding de follow-up plaats van de in oktober 2020 gehouden zelfevaluatie. Tijdens deze follow-up, waarbij naast de commissarissen ook de bestuurder en de bestuursadviseur aanwezig waren, heeft de raad geïnvesteerd in het beter leren kennen van elkaar en elkaars drijfveren en in de betekenis daarvan voor de teamdynamiek. Daarnaast stond, zoals hierboven beschreven, de visie op bestuur en toezicht op de agenda. Hiermee werd invulling gegeven aan enkele belangrijke aandachtspunten uit de zelfevaluatie in 2020.

In december stond een nieuwe zelfevaluatie gepland. Deze kon echter geen doorgang vinden vanwege de lockdown. De raad vond het belangrijk deze bijeenkomst fysiek te laten plaatsvinden, aangezien in het verslagjaar 3 nieuwe commissarissen geworven zijn (de laatste van hen start op 1 januari 2022). De zelfevaluatie zal in het voorjaar van 2022 worden gehouden, zodra het weer mogelijk is dit fysiek te doen. De agenda zal dit keer vooral in het teken staan van de nieuwe teamdynamiek en vooruitkijken.

Uit de zelfevaluatie 2020 kwam ook naar voren dat de verbinding met de OR (mede vanwege corona) steviger mag. In oktober is afgesproken dat de Remuneratie- en governancecommissie hierin de vooruitgeschoven post wordt en dat mevrouw Daphne Hüskens contactpersoon wordt voor de OR.

Opleiding

In het verslagjaar hebben de commissarissen in juni een in company cursus rendementssturing bij corporaties gevolgd; deze werd verzorgd door Finance Ideas. Tevens hebben enkele commissarissen deelgenomen aan de online bijeenkomst My Future Lab over toekomstscenario’s voor de sector. Deze bijeenkomst werd georganiseerd door Lente, het Brabantse samenwerkingsnetwerk waarin Zayaz participeert. Zoals ook andere jaren hebben de commissarissen tot slot individueel diverse scholingsactiviteiten gevolgd en bijeenkomsten bezocht, en daarmee PE-punten behaald (zie tabel hieronder).  

Onderzoek

Zayaz verricht haar prestaties in toenemende mate in een netwerk van diverse maatschappelijke organisaties, wetende dat meervoudige maatschappelijke problemen alleen vanuit meerdere domeinen en beleidssectoren kunnen worden opgelost. Dit betekent dat verantwoordelijkheden, geldstromen en taken worden gedeeld en verdeeld door meerdere partijen. Dat geldt ook voor de baten van de netwerkprestaties. Samenwerken in een netwerk roept nieuwe toezichtsvragen op. Hoe houd je effectief toezicht op het netwerk en op de prestatie van Zayaz in het netwerk en welke vormen en arrangementen horen daarbij?

Er loopt momenteel een landelijk onderzoek naar dit vraagstuk, waarin Zayaz participeert. De onderzoekers hebben in april e.e.a. toegelicht in de raad en 2 commissarissen zijn geïnterviewd. Daarnaast heeft één van de onderzoekers een workshop verzorgd tijdens de praktijkoploop die Zayaz in juli organiseerde rondom de maatschappelijke agenda. Hieraan hebben diverse toezichthouders uit het lokale netwerk deelgenomen.