Governance bij Zayaz

Zayaz is een stichting met één bestuurder, die wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de Raad van Commissarissen (hierna: RvC). De RvC ziet toe op het functioneren van de bestuurder en op de continuïteit en risicobeheersing bij Zayaz. De verhouding tussen bestuur en RvC is vastgelegd in de statuten en de daarvan afgeleide reglementen. Hierin is ook de zelfstandige positie van de concern controller verankerd.  

Algemene vertrekpunten ‘good governance’ 

Het bestuur en de RvC van Zayaz leven de Governancecode 2020 actief na, vanuit de volle overtuiging dat de kwaliteit en transparantie van hun werk aan hoge normen moeten voldoen. In de Governancecode staat hoe woningcorporaties hun bestuur en toezicht moeten organiseren, bijvoorbeeld op het gebied van integriteit, voorbeeldgedrag, maatschappelijke verbondenheid en risicobeheersing. 

In de Visie op bestuur en toezicht zijn de uitgangspunten voor besturing, toezicht en het samenspel daartussen geformuleerd. Belangrijkste uitgangspunt is het goede gesprek; zowel tussen bestuurder en toezichthouder als overal binnen én buiten Zayaz. Een goed gesprek is alleen mogelijk als er vertrouwen en openheid is. In gesprekken over besturing en toezicht staan daarom altijd 3 vragen centraal: 

  • Waarom doen we wat we doen?

  • Kunnen we het beter of slimmer doen?

  • Voegt ons doen en laten waarde toe voor de samenleving, en kan onze bijdrage rekenen op steun?

Het bestuur en de RvC streven ernaar dat Zayaz in het spanningsveld tussen maatschappij, geld en vastgoed steeds die keuzes blijft maken die maximaal maatschappelijk rendement opleveren. Anders gezegd: doen wat écht nodig is. Hierover blijven we continu in gesprek met huurders, maatschappelijke partners en andere belanghebbenden. In onze sturingsfilosofie vertalen we dit uitgangspunt naar de gewenste organisatie-inrichting en besluitvormingsstructuur.

Hart van het toetsingskader van de RvC is het (strategisch) ondernemingsplan. Dit omvat de positionering, ontwikkelrichting en meerjarendoelen, en is daarmee vertrekpunt voor ons dagelijks doen en laten. Het ondernemingsplan moet worden goedgekeurd door de RvC, net als de jaarlijkse vertaling ervan naar een jaarplan en begroting. De RvC behandelt bovendien besluiten die op grond van wet- en regelgeving verplicht moeten worden voorgelegd. In onze statuten wordt hiervoor verwezen naar de betreffende wetsartikelen. De RvC maakt een eigen jaarverslag, waarin het eigen functioneren en de in 2021 genomen besluiten worden toegelicht.

Governance code

Bij het verschijnen van de vernieuwde Governancecode in 2020 hebben bestuur en de RvC gezamenlijk geconstateerd dat de visie op opdrachtgeverschap en het aanbestedingsbeleid (5.3) onderdeel zijn van het inkoopbeleid van Zayaz.  De uitgangspunten van dit inkoopbeleid ('dashboard') vormen -net als de uitgangspunten voor andere beleidsvelden- een integraal onderdeel van het goedgekeurde ondernemingsplan van Zayaz. In 2021 zijn de uitgangspunten herijkt en opnieuw goedgekeurd, gelijktijdig met de besluitvorming over het nieuwe ondernemingsplan.  Hiermee wordt invulling gegeven aan de betreffende passage in de Governancecode.

Ondernemingsplan en herijking governance-arrangement

Enkele maanden later dan oorspronkelijk gepland als gevolg van corona kon de RvC in juni 2021 het nieuwe ondernemingsplan van Zayaz goedkeuren, nadat de HBV-Zayaz ons hierover een positief had gegeven. Lees in dit artikel meer over het ondernemingsplan en hoe dit tot stand is gekomen.

In de tweede helft van 2021 is ons governance-arrangement herijkt. We actualiseerden onze statuten en regelementen op basis van een analyse van de impact van:

  • Governancecode 2020 en OOB-regelgeving

  • Wijziging Woningwet (wetsvoorstel) en Btiv (ontwerp, treedt op 1 januari 2022 in werking)

  • Wet bestuur en toezicht (werd van kracht op 1 juli 2021)

Daarnaast is het onze gewoonte om regelmatig na te gaan of het arrangement nog aansluit bij onze Bedoeling en de ontwikkeling van onze organisatie. En of bestuur, organisatie en RvC er in de praktijk goed mee uit de voeten kunnen, en doen wat is opgeschreven. Dit jaar is bovendien expliciet gekeken of het mogelijk was om de diverse statuten en reglementen nog korter en vooral tijdlozer te maken, zodat we zaken niet bij iedere proceswijziging hoeven aan te passen. Uiteindelijk is gekozen voor een herijking van het volledige governance-arrangement, dus breder dan de stichtingsstatuten en de direct daarvan afgeleide reglementen (Bestuursreglement, Reglement Raad van Commissarissen).

Eind 2021 leidde dit alles tot principebesluiten over de volgende documenten:

  • Stichtingsstatuten

  • Bestuursreglement

  • Reglement Raad van Commissarissen

  • Investeringsstatuut

  • Treasurystatuut

  • Fiscaal statuut en Klokkenluidersregeling

Verder is in 2021 besloten om de vertrekpunten uit de Stedelijke Verhuisregeling (2009) te blijven hanteren in het kader van ons Sloopregelement. Alleen de gemeentelijke financiële bijdrage is aangepast. In lijn hiermee is in 2021 ook het Sociaal Plan voor De Haren opgesteld. Mocht er op enig moment een nieuwe Stedelijke Verhuisregeling worden opgesteld, dan wordt die leidend.

Het Verbindingenstatuut is op grond van de Governancecode 2020 niet meer verplicht. In 2021 heeft Zayaz daarom besloten om het los te laten. Zayaz heeft immers geen verbonden ondernemingen, en heeft ook geen intentie om nieuwe verbindingen (in de vorm van dochterondernemingen) aan te gaan. Daar waar het meerwaarde heeft en/of nodig is om risico’s af te dekken, maakt Zayaz voor andersoortige verbindingen (zoals WoonService Regionaal of ons Shared Service Center) gebruik van samenwerkingsovereenkomsten.

Vervolg herijking in 2022

De herijking is nog niet volledig afgerond, want op het moment van besluitvorming waren nog niet alle wijzingen omtrent de aangepaste Woningwet bekend. Ook de beleidsregels en beoordelingskader waren nog niet gepubliceerd. Daarom ronden we de herijking begin 2022 af, waarna de aangepaste documenten worden gepubliceerd. Dan zullen ook de statuten worden voorgelegd aan de Aw, waarna we deze laten passeren bij de notaris. Het Reglement Financieel Beleid en Beheer wordt in de eerste helft van 2022 geactualiseerd. Eerder kon dit reglement niet mee in de herijking omdat deze nauw aansluit op het modelreglement van Aedes, dat op dat moment nog niet beschikbaar was.

Vanwege de vernieuwde samenstelling van de RvC zullen we in 2022 ook de Visie op bestuur en toezicht (Toezichtsfilosofie) herijken. De RvC hecht in de eerste plaats aan het goed met elkaar doorleven van de Visie op bestuur en toezicht, zodat het een gedeeld en gedragen verhaal is. Hiermee gaan zij aan de slag na 1 januari 2022, de datum waarop het laatste nieuwe RvC-lid start.

Visitatie-experiment

In 2022 wordt bij Zayaz de visitatie uitgevoerd. De voorbereidingen hiervoor zijn eind 2021 gestart. Net als 4 jaar geleden doet Zayaz – samen met collega-corporaties Tiwos uit Tilburg – mee aan een experiment van de Stichting Visitaties Woningcorporaties Nederland. Hierin zullen we ervaring opdoen met de ‘netwerkvisitatie’, waarin niet alleen de corporaties maar ook hun maatschappelijke partners in een exemplarisch lokaal netwerk worden uitgedaagd tot een (zelf)reflectie. Daarbij wordt gekeken naar het functioneren van het netwerk als geheel, en naar de bijdrage van de afzonderlijke partijen daarin.

Doelen 2022

  • In 2022 ronden we de herijking van het governance-arrangement af, nu alle gewijzigde wet- en regelgeving definitief is. Bovendien zal de visie op bestuur en toezicht geactualiseerd worden, nu de Raad van Commissarissen qua samenstelling is vernieuwd en zal het Reglement Financieel Beleid en Beheer worden herijkt.  

  • In 2022 wordt het visitatie-experiment uitgevoerd met de bedoeling om een volgende stap te zetten in het maatschappelijk presteren van en sturen op netwerken.