Een organisatie in beweging

In ons werk stellen wij de opgave voorop: we doen wat nodig is, zodat mensen goed kunnen wonen. Bij alles wat we doen, stellen we onszelf de vraag: wat voegt waarde toe en hoe realiseren we dat? In 2021 werkten we aan 3 belangrijke aandachtspunten: hoe krijgen we de opgave scherp, wie is waarvan en wat is de rol van de leiding?

De cijfers: formatie en verzuim  

Op 31 december 2021 telde Zayaz 138 medewerkers. De formatie ging iets omhoog ten opzichte van 2020, afgerond kwamen we uit op 126,8 FTE. Het verzuimpercentage lag op 4.07% en daalde daarmee ten opzichte van 2020 (4,29%). Hiermee zitten we nog onder de norm die we onszelf stelden voor 2021 (4,5%). Uit het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) dat in 2021 heeft plaatsgevonden, bleek wel dat er sprake is van hoge werkdruk en dat veel collega’s werkstress ervaren. Dit is een punt van aandacht en zorg. 

(Samen)werken in tijden van corona  

Het jaar 2021 stond opnieuw in het teken van coronamaatregelen – nog altijd geldt: werk thuis als het kan en op kantoor als het nodig is. Je werkplek bepaal je afhankelijk van je werk, en van wat de opgave van je vraagt. Daarnaast ging het kantoor langzaamaan weer (deels) open voor huurders.

Een groep studenten deed onderzoek naar de behoeften rondom werken na corona. Hieruit bleek dat de meeste collega’s graag flexibel blijven werken, zowel op kantoor als thuis. Daarom werken we een ‘flexibel beleid’ uit. Dit wordt in 2022 afgerond.

Het langere tijd op afstand werken heeft effect op de verbinding met elkaar. Ook waren er relatief veel personele wisselingen, en dus veel nieuwe gezichten. Het is nodig dat we tijd en ruimte maken voor ontmoeting. Voor 2022 is een opgaveteam geformeerd dat hiermee aan de slag gaat.

Preventief Medisch Onderzoek (PMO)

Gezond zijn én blijven is, zeker in de tijd met corona, een steeds belangrijker thema. Om erachter te komen hoe gezond en vitaal medewerkers zijn, boden we in 2021 een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) aan. Hier deed bijna 60% van de collega’s aan mee.

De onderzoeksresultaten waren over het algemeen positief en zijn eind 2021 met de organisatie gedeeld. Hieruit kwamen een aantal aandachtspunten, waaronder de werkdruk, leefstijl, steun door de leiding, ongewenste omgangsvormen extern en het feit dat relatief veel collega's stress gerelateerde klachten ervaren. De eerste interventies zijn in kaart gebracht, hier gaan we in 2022 mee aan de slag.

Daarnaast deed ook een groepje studenten onderzoek, dit was specifiek gericht op het thema werkdruk. Zij komen begin 2022 met een advies.   

Vertrouwenspersonen

Voor het eerst sinds 2019 kunnen vertrouwenspersonen bevraagd worden op 2 gebieden: ongewenste omgangsvormen en integriteit. Dat betekent dat collega's niet alleen bij hen terecht kunnen met vragen of meldingen die gaan over bijvoorbeeld pesten, agressie, bedreiging, geweld of (seksuele) intimidatie. Ze kunnen bij de vertrouwenspersoon ook op een veilige manier een misstand melden, of hierover vertrouwelijk sparren.

In 2021 waren 2 medewerkers bij Zayaz actief als vertrouwenspersoon. Zij kregen in totaal 2 meldingen. Daarbij was geen sprake van primaire vertrouwenspersoonstaken, maar was vooral behoefte aan een luisterend oor en sparren over de betreffende situatie. De meldingen zijn allebei afgehandeld.

Daarnaast hebben de vertrouwenspersonen in 2021 aandacht besteed aan het voorlichten en informeren van de organisatie over het werk(gebied) van de vertrouwenspersoon. Daarbij bleek wel dat de basis voor een goede voorlichting – namelijk goed en ondersteunend beleid – niet op alle punten voldeed. Dat wordt daarom op dit moment herzien, zodat het kan worden gepresenteerd aan de organisatie en de rol van de vertrouwenspersoon verder kan worden verduidelijkt.

Organisatieontwikkeling

Wij willen een wendbare, effectieve organisatie zijn. Daarvoor is het belangrijk dat iedereen weet wie wat doet. En dat wát we doen, ook bijdraagt aan het woongeluk van onze huurders. Met dat doel voor ogen, zetten we in 2021 verdere stappen in onze organisatieontwikkeling door onder andere:

• een completer beeld te maken van de inrichting van de organisatie;

• met elkaar te verkennen wat vakgroepen en (tijdelijke én doorlopende) opgaveteams zijn, en ze in kaart te brengen;

• de organisatie mee te nemen in de werking van opgaveteams en hoe we gebiedsgericht samenwerken (verder) gaan vormgeven;

• antwoord te geven op de vraag uit de organisatie om meer begeleiding door enkele teamleiders toe te voegen. Dit heeft ertoe geleid dat we konden besluiten om van 4 naar 3 managers te gaan, die inhoudelijke expertise inbrengen en zich richten op 3 domeinen: Vastgoed, Wonen en samenleving en Bedrijfsvoering.

Vakgroepen en opgaveteams

Het inrichten van de organisatie in vakgroepen is in 2021 (voorlopig) afgerond. Inmiddels wordt er ook gewerkt in deze vakgroepen, waarin collega’s met en van elkaar leren. De komende periode willen we ervaren wat werkt (en wat niet) en wat eventueel aanvullend nodig is.

Daarnaast zijn de doorlopende opgaveteams vastgesteld en voor nu goed genoeg. In 2022 volgt een overzicht waarmee de verbindingen tussen de opgaveteams over de 3 domeinen voor alle collega's helder worden. Voor de inrichting van tijdelijke opgaveteams geldt dat het jaarplan 2022 is uitgewerkt in de vorm van opgaveomschrijvingen. Hierin is bewust gekeken naar onze ambities en of deze passen in de formatie. In 2022 gaan we de begeleiding op opgaveteams verder vormgeven, zodat we ook hier gaandeweg ervaring opdoen en zien wat al dan niet werkt. 

Nieuw ondernemingsplan 2021-2025: ‘Samen uit, samen thuis’ 

In 2020 startte de ontwikkeling van ons nieuwe ondernemingsplan in samenwerking met onze partners in de stad en een aantal collega’s. We brachten de ‘maatschappelijke agenda’ voor de stad in beeld, vanuit het besef dat al onze opgaven groter, breder én complexer zijn dan dat wij in ons eentje kunnen en willen oplossen. We zagen ons ondernemingsplan dan ook als kans om tot een gedeelde agenda te komen.  

Daarom spraken we met praktijkprofessionals van onze maatschappelijke partners op het brede terrein van wonen, zorg, welzijn, werk en inkomen. Maar ook met bouwers, ontwikkelaars, kleine zelfstandigen, architecten. En natuurlijk met onze huurdersorganisatie. Naar aanleiding daarvan organiseerden we begin 2021 een terugkoppeling, waarin we onze droom deelden over ’s-Hertogenbosch als ideale woonstad in 2030. En kwamen tot een basis voor een gedeelde maatschappelijke agenda, gebaseerd op 7 pijlers. Ambities die onze partners (h)erkennen, en waar we met elkaar aan willen werken de komende jaren.

Daarna volgde de vertaling naar een ondernemingsplan: wat gaan wij bijdragen aan het geheel? In dit proces werd de organisatie nadrukkelijk en zo breed mogelijk betrokken, onder anderen via een klankbordgroep van 8 medewerkers die stap voor stap mee dacht en deed. In juni 2021 werd het ondernemingsplan formeel vastgesteld.

Aansluitend daarop kreeg de maatschappelijke agenda aandacht en vervolg in een praktijkoploop met maatschappelijke partners. Daar onderzochten zo’n 60 praktijkprofessionals, beleidsmakers, managers, bestuurders én toezichthouders samen met 15 collega's welke doorbraken helpen om het geheel verder te brengen. Daar merkten we hoe waardevol het is om bestaande initiatieven met elkaar te verbinden. Hier zal Zayaz (vaker) initiatief in blijven nemen.

Doelen

• In 2022 hebben we tot doel om het opgavegericht werken in onze organisatie meer eigen te maken. We werken met duidelijke projectopdrachten en evaluaties.

• We stellen een opleidingsplan vast waarmee we in 2022 meer structureel gaan werken aan kennis, vaardigheden en competenties van medewerkers.

• We gaan expliciet aandacht geven aan verbinding in de organisatie, onder meer door het organiseren van organisatie-brede bijeenkomsten.