Verslag vanuit toezichthoudende rol

Toezicht op strategie

Een nieuw ondernemingsplan
Het ondernemingsplan van Zayaz vormt – samen met de jaarlijkse vertaling ervan naar een jaarplan en begroting – het hart van het toetsingskader van de raad. In het najaar van 2020 is Zayaz gestart met het traject om te komen tot een nieuw ondernemingsplan voor de periode tot en met 2025. Dit traject is in juni 2021 afgerond middels de goedkeuring van de raad.

Startpunt voor het nieuwe ondernemingsplan van Zayaz was om samen met andere organisaties in de stad te zoeken naar een gedeelde en gedragen opvatting over de maatschappelijke opgaven in 's-Hertogenbosch in de komende jaren: de gemeenschappelijke lokale maatschappelijke agenda. Vervolgens is als afgeleide hiervan het ondernemingsplan van Zayaz opgesteld. In het ondernemingsplan richt Zayaz de eigen inzet maximaal naar de gezamenlijke agenda.

In maart heeft een themabijeenkomst plaatsgevonden met de voltallige raad over het strategisch kader. Tijdens deze bijeenkomst is met het bestuur en een vertegenwoordiging vanuit de organisatie gesproken over de voorlopige ambities, keuzes en prioriteiten en over de strategische dilemma´s die zich daarbij voordoen. De raad heeft een aantal richtinggevende uitspraken gedaan over deze dilemma’s. Deze uitspraken hebben een plek gekregen in het uiteindelijke ondernemingsplan. Met de leden van de commissie Maatschappelijk Presteren is in de aanloop naar de goedkeuring meerdere malen gesproken over het concept ondernemingsplan.

Maatschappelijke agenda
Parallel aan de ontwikkeling van het ondernemingsplan heeft Zayaz het gesprek met partnerorganisaties over de maatschappelijke agenda voortgezet. De commissie Maatschappelijk Presteren heeft zich steeds laten informeren over het verloop van dit proces. Het proces rondom de maatschappelijke agenda is in juli uitgemond in een grote praktijkoploop met alle relevante maatschappelijke partners in de stad. Tijdens deze bijeenkomst waren zowel praktijkprofessionals, beleidsadviseurs, bestuurders als toezichthouders van diverse organisaties aanwezig. Namens de raad waren 2 commissarissen aanwezig. Onderdeel van het programma was een workshop over de betekenis van het samen werken aan één gedeelde opgave voor het toezicht.

Verdieping strategische thema’s
Om op de juiste manier toezicht te kunnen houden op de strategie, laat de raad zich regelmatig informeren over alle strategische thema’s uit het ondernemingsplan (zoals verankerd in het Reglement van de Raad van Commissarissen). In 2021 is in april ingezoomd op de visie op data. In juni stonden de ervaringen en voornemens rondom flexwonen op de agenda en in het bijzonder het project rondom flexwonen in de Noordoosthoek (Groote Wielen). In oktober heeft de organisatie -mede vanwege de start van 2 nieuwe commissarissen- een presentatie voor de raad verzorgd over financiële sturing bij Zayaz. In december heeft tot slot een gesprek tussen organisatie en raad plaatsgevonden over de ontwikkeling van de woningvoorraad en zijn de voorgenomen investeringsprojecten gepresenteerd.

Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties

Woonvisie en prestatieafspraken
Corporaties, gemeente en huurdersvertegenwoordiging maken afspraken met elkaar over de wijze waarop zij bijdragen aan het gemeentelijk volkshuisvestelijk beleid, zoals dat is vastgelegd in de gemeentelijke woonvisie. De prestatieafspraken en het bod op de gemeentelijke woonvisies behoeven reglementair de goedkeuring van de raad.

Al in 2020 was het proces gestart om te komen tot nieuwe meerjarige prestatieafspraken 2021 – 2025. In februari van het verslagjaar zijn de afspraken goedgekeurd door de raad, waarna deze in maart ondertekend zijn door alle partijen. De meerjarige prestatieafspraken vervangen de gemaakte afspraken uit het sociaal woonakkoord 2016-2020.

Parallel aan de totstandkoming van de meerjarige prestatieafspraken is uitwerking gegeven aan de uitvoeringsagenda 2021. Daarin staan de concrete activiteiten van iedere partij en van de partijen gezamenlijk om invulling te geven aan de meerjarige afspraken. De uitvoeringsagenda is gelijktijdig met de meerjarige afspraken goedgekeurd door de raad en vervolgens ondertekend.

In de aanloop naar de prestatieafspraken heeft de raad zich op diverse momenten laten informeren over het verloop van de gesprekken en over de inzet van Zayaz, die vooral gericht was op het toevoegen van zoveel mogelijk woningen in de komende jaren. Dit heeft uiteindelijk mede geleid tot het opschroeven van de gemeentelijke ambitie voor de komende jaren als het gaat om de realisatie van sociale huurwoningen en tot heldere afspraken over de inspanningen die corporaties en gemeente hier ieder afzonderlijk voor gaan leveren.

Daarnaast heeft de raad zich laten informeren over de gebiedsgerichte uitvoeringsstrategie, die het hart vormt van de prestatieafspraken. Inzet is om opgaven op gebiedsniveau zoveel mogelijk te koppelen en elkaar maximaal te laten versterken.

Procesmatig zijn gemeente, corporaties en SHP overeengekomen steeds in het voorjaar de opgave voor het daaropvolgende jaar te bespreken aan de hand van de stedelijke monitor. In de maanden daarna kan dan in onderling overleg verder invulling gegeven worden aan de uitvoeringsagenda, binnen de kaders van de meerjarige afspraken. Dit betekent dat er geen separaat bod meer wordt uitgebracht voor 1 juli. De raad is hiervan op de hoogte gesteld en steunt de onderliggende afwegingen, die vooral gaan over de wens van partijen om binnen het kader van heldere en concrete meerjarige afspraken meer ruimte te maken voor de uitvoering en voor langjarige bestuurlijke aandacht.

Investeringsprojecten
Net als in het jaar ervoor verleende de raad in december 2021 – gelijktijdig met de begrotingsbehandeling – voorafgaande goedkeuring aan de nieuwbouwprojecten. Over deze (in totaal 7) projecten vindt vermoedelijk in 2022 de bestuurlijke besluitvorming (definitiebesluit) plaats. Het betrof in totaal ca. 356 woningen.

Met de voorafgaande goedkeuring kan de raad de besluitvorming over investeringsprojecten relateren aan de gewenste ontwikkeling van de totale woningvoorraad, en aan de bijbehorende financiële normen. Bovendien zorgen we met deze manier van werken voor maximale efficiency in het proces en dus voor zo kort mogelijke doorlooptijden.

Voorafgaande aan de goedkeuring liet de raad zich via een presentatie informeren over de verschillende projecten. Ook vond een verdiepend strategisch gesprek plaats over de ontwikkeling van de totale woningportefeuille en over de dilemma’s die zich daarbij voordoen. Als toetsingskader voor de projectenbegroting had de raad eerder al (in oktober) een besluit genomen over de rendementseisen (PMC’s).

Visitatie-experiment
In juni heeft de raad goedkeuring gegeven aan de inhoudelijke kaders en de proceskaders (programma van wensen en eisen) voor een op te zetten visitatie-experiment, samen met woningcorporatie Tiwos. Deze experimenteerruimte wordt geboden door de Stichting Visitaties Woningcorporaties Nederland (SVWN). Binnen de door de raad goedgekeurde kaders heeft vervolgens de opdrachtverstrekking plaatsgevonden voor de visitatie, die door Pentascope zal worden uitgevoerd. De raad is mede-opdrachtgever voor de visitatie. De leden van de commissie Maatschappelijk presteren zijn hierbij de vooruitgeschoven post. Zij hebben de besluitvorming in de raad voorbereid en hebben zich daarna laten informeren over het vervolg en de aanbesteding.

In dit visitatie-experiment wil Zayaz de netwerkvisitatie beproeven. Inzet is om niet alleen Zayaz, maar ook het netwerk uit te dagen tot een (zelf)reflectie op het presteren en functioneren van het betreffende netwerk als geheel alsmede op de bijdrage van de afzonderlijke partijen daarin (en in het bijzonder de bijdrage van Zayaz). Ook de governance en het toezicht worden vanuit dit perspectief bezien, passend bij de leervragen van de raad. Hierbij wordt verbinding gemaakt met het lopende (landelijk) onderzoek naar innovatieve toezichtarrangementen voor organisatienetwerken in het domein Sociaal Wonen. Zayaz is één van de deelnemende corporaties aan dit onderzoek.

Toezicht op financiële en operationele prestaties

Jaarrekening, bestuursverslag en interim-controle
De raad stelde in april 2021 – in (digitale) aanwezigheid van de accountant – de jaarrekening vast over het boekjaar 2020, én het verslag van de raad zelf. Op datzelfde moment nam de raad kennis van de overige onderdelen: volkshuisvestingsverslag, volkshuisvestelijke verantwoordingsgegevens en het bestuursverslag. En verleende de raad décharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid.

In het besluit over de jaarrekening is ook het oordeel van de concern controller en het accountantsverslag betrokken.

In oktober stelde de raad het eerste controleplan vast van BDO, de nieuwe accountant van Zayaz. In december zijn de bevindingen van de interim-controle besproken (managementletter). BDO heeft als nieuwe accountant bovendien een nulmeting uitgevoerd en een aantal interviews op locatie gehouden met medewerkers. De voltallige raad heeft zich persoonlijk door de accountant laten informeren tijdens zijn vergadering, nadat hierover eerder al gesproken was in de Auditcommissie. Volgens de accountant voldoen de administratieve processen die relevant zijn voor de jaarrekening controle, aan alle eisen. Bovendien wordt actief invulling gegeven aan risicomanagement met aandacht voor soft controls en sturing op cultuur en gedrag. De raad heeft met genoegen kennisgenomen van deze conclusies van de accountant. Observaties en detailbevindingen van de accountant zijn herkenbaar voor het bestuur en worden opgepakt.

Jaarplan en begroting
In december verleende de raad met een positief advies vanuit de commissie Maatschappelijk Presteren (jaarplan) en de Auditcommissie (begroting) goedkeuring aan het jaarplan en de begroting voor 2022 (inclusief het treasury jaarplan). Daaraan voorafgaand was in oktober al goedkeuring verleend aan de herijkte risicobuffer met de daarbij behorende interne normen, als zijnde het kader voor de meerjarenbegroting 2022.

Het jaarlijks te nemen besluit over het mandaat van de bestuurder voor budgetoverschrijdingen op 3 kasstroomposten van de begroting is voor het begrotingsjaar 2021 in maart genomen.

Managementrapportage
De raad heeft ook in 2021 de voortgang van het jaarplan en de begroting gevolgd via de periodieke managementrapportages en de bestuurlijke reactie daarop. Deze zijn steeds besproken in de voltallige raad, nadat deze geagendeerd waren in de Auditcommissie. Daarbij is met name gekeken naar de voortgang ten opzichte van de vooraf gestelde ambities en normen.

De raad heeft kunnen constateren dat Zayaz erin geslaagd is om de meeste doelstellingen uit het jaarplan en de begroting te realiseren, ondanks de tijd waarin we zitten en ondanks het hoge personeelsverloop in het afgelopen jaar. Met het bestuur en de OR is gesproken over mogelijke oorzaken van dit hoge verloop. Een gevolg van het hoge percentage nieuwe medewerkers in coronatijd is, dat de onderlinge verbinding in de organisatie extra aandacht vraagt. Samen met het vele thuiswerken zorgt het hoge verloop ervoor dat de missie en bedoeling van Zayaz onvoldoende organisatie-breed doorleefd zijn. Dit behoeft aandacht in 2022 en zal een plek krijgen in het Bestuursprestatiecontract (BPC) 2022.

Naar aanleiding van de managementrapportages en het gesprek daarover heeft de raad bovendien kunnen vaststellen dat in het verslagjaar grote stappen gezet zijn als het gaat om de beheersing van reparatie- en mutatieonderhoud, zowel wat betreft de sturing op de kostenontwikkeling als wat betreft de kennis over de kwaliteit van de interieurs en het op eenzelfde manier kijken naar wat er nodig is.

Benchmark
In maart heeft de raad kennisgenomen van 2 verschillende benchmark-rapportages: de toekomstgerichte benchmark van Thésor op basis van de dPi en de terugkijkende Aedes benchmark op basis van onder meer de dVi en klanttevredenheidsgegevens. Met het bestuur is het gesprek gevoerd over de leer- en verbeterpunten. Deze betreffen met name de snelheid en duidelijkheid in de operationele klantprocessen. Wat betreft de bedrijfsvoering en financiën scoort Zayaz goed.

Auditing
In maart stelde de raad het KCA (kwaliteit, control, audit) plan vast ten behoeve van de interne auditing, na zich ervan vergewist te hebben dat er geen relevante onderwerpen ontbraken. De besluitvorming is voorbereid door de Auditcommissie.

Leningruil Vestia
Het Vestia-dossier vroeg in het verslagjaar bijzondere aandacht van de raad. In februari heeft het bestuur de raad geïnformeerd over het voornemen, om tijdens het ledencongres van Aedes het voorstel omtrent een leningruil te steunen. In maart heeft de raad vervolgens zijn goedkeuring verleend aan de leningruil, om daarmee tot een duurzame oplossing te komen voor het Vestiavraagstuk en het systeemrisico voor de sector (met negatieve gevolgen voor de beschikbaarheid en prijs van geborgde financiering) af te wenden. In zijn besluit heeft de raad als voorwaarde gesteld dat er voldoende corporaties meedoen aan de deal om daadwerkelijk tot een duurzame oplossing te kunnen komen, zonder dat dit tot een hogere bijdrage leidt voor Zayaz dan op dat moment was voorzien. De raad heeft later in het jaar kunnen vaststellen dat aan deze voorwaarden is voldaan.

WSW-volmacht
In juni heeft de raad zijn goedkeuring verleend aan het bestuursbesluit tot het afsluiten en ondertekenen van een nieuwe onvoorwaardelijke en onherroepelijke DAEB-volmacht aan het WSW. In december is opnieuw een bestuursbesluit over de volmacht ter goedkeuring voorgelegd aan de raad. Enerzijds omdat de hypothecaire inschrijving op basis van de begroting verhoogd diende te worden. Anderzijds omdat het WSW te kennen had gegeven dat aanvullende besluitvorming benodigd was op basis van de onderliggende contracten die door de notaris worden opgemaakt.

De akte van verpanding heeft daarbij tot de nodige discussie geleid in de Auditcommissie en vervolgens in de raad. De Auditcommissie heeft in de aanloop naar de besluitvorming kennisgenomen van het juridisch advies dat door een aantal corporaties, waaronder Zayaz, was ingewonnen over deze kwestie. De raad heeft uiteindelijk besloten akkoord te gaan met de volmacht, omdat deze nodig is om voordelig te kunnen financieren met WSW-borging en op basis van de veronderstelling dat Zayaz een gezonde organisatie is en blijft.

Tot slot heeft de Raad kennisgenomen van de beoordelingsbrieven van Aw en WSW en tevens van de brief van het WSW over het borgingsplafond en de borgbaarheid.

Toezicht op de risicobeheersing & compliance

Risicomanagement & frauderisico’s
In oktober heeft de Auditcommissie zich met genoegen laten bijpraten op het gebied van risicomanagement. Op basis van een door Ortec uitgevoerde analyse heeft Zayaz de ambitie uitgesproken om de risicovolwassenheid verder te versterken. Met de Auditcommissie is gesproken over de belangrijkste uitdagingen daarbij, waaronder de uitwerking van het tactisch risicomanagement en het verbeteren van de softcontrols, en over de aanpak. De presentatie is vervolgens gedeeld met de voltallige raad.De raad constateert dat het risicomanagement bij Zayaz steeds beter verankerd raakt in de organisatie. Het gesprek met de accountant bevestigt dit.

Risicobuffer
Zoals hierboven reeds vermeld heeft de raad in oktober goedkeuring gegeven aan de herijkte risicobuffer (en de bijbehorende interne normen als basis voor de begroting). In de aanloop naar dit besluit is zowel in de Auditcommissie als in de voltallige raad in juni het gesprek gevoerd over de risicovolwassenheid bij Zayaz en over het gewijzigde risicoprofiel (van neutraal naar gematigd offensief) als resultante hiervan.

Herijking governance-arrangement
Conform de reglementen heeft Zayaz in het verslagjaar het governance-arrangement herijkt. Enerzijds om daarmee weer te voldoen aan actuele wet- en regelgeving (vernieuwde Governancecode, OOB-regelgeving, wijzigingen Woningwet en Wet bestuur en toezicht). Anderzijds om de werking ervan te verbeteren en het arrangement tijdlozer te maken. Een aantal gewijzigde statuten en reglementen (stichtingsstatuten, bestuursreglement, investeringsstatuut, treasury statuut) behoefden de goedkeuring van de raad. Deze is in december verleend na behandeling in respectievelijk de Remuneratie- en governancecommissie en de Auditcommissie.

Daarnaast stelde de raad het gewijzigde reglement Raad van Commissarissen vast en verleende de raad zijn goedkeuring aan het bestuursbesluit om afscheid te nemen van het verbindingenstatuut. Zayaz heeft thans geen verbindingen meer en is ook niet voornemens deze aan te gaan in de toekomst.

De genomen besluiten over het governance-arrangement worden in 2022 geëffectueerd. Dan worden ook de statuten gepasseerd bij de notaris.